Tietosuojaseloste
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 679/2016 mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä.
Tässä selosteessa kuvataan GOS Group Oyj:n käsittelyä rekisterinpitäjänä esimerkiksi asiakas-, yhteistyökumppani-, neuvonta- ja markkinointiasioissa. Kun GOS käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja kirjanpito-, palkanlaskenta- ja HR-palveluissa asiakkaan lukuun henkilötietojen käsittelijänä, rekisterinpitäjänä toimii lähtökohtaisesti asianomainen asiakas ja käsittelyä koskevat myös sen informointiasiakirjat ja GOS:n kanssa tehdyt käsittelysopimukset.
Rekisterinpitäjä
GOS Group Oyj (2710752-9)
Postiosoite: Hallituskatu 13–17 D, 90100 Oulu, Suomi.
Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröityä kehotetaan ottamaan yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön:
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ovat:
a) Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn
b) Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde silloin, kun rekisteröity itse on sopimusosapuolena
c) Oikeutettu etu
d) Lakisääteinen velvoite
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin kuuluvat asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta. Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, punnitsemme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidyille ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua.
Käsittelytarkoitusten ja oikeusperusteiden pääasiallinen vastaavuus on seuraava:
- Asiakas- ja toimeksiantosuhteiden hoitaminen sekä palveluiden tuottaminen: sopimus, kun rekisteröity on itse sopimusosapuoli; muiden henkilöiden osalta GOS:n oikeutettu etu tai soveltuva lakisääteinen velvoite silloin, kun GOS toimii rekisterinpitäjänä.
- Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden, edustajien ja yhteistyökumppaneiden tietojen käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen: oikeutettu etu ylläpitää ja kehittää liiketoimintasuhteita ja mahdollistaa yhteydenpito.
- Yritysrahoitukseen, yritysjärjestelyihin, analyyseihin ja neuvontatoimeksiantoihin liittyvien yhteyshenkilöiden, omistajien, edunsaajien ja tarvittaessa takaajien tietojen käsittely: toimeksiannon toteuttamiseen liittyvä oikeutettu etu sekä tilanteen mukaan lakisääteiset velvoitteet.
- Laskutus, kirjanpito, verotus ja soveltuvin osin asiakkaan tuntemis- sekä rahanpesun estämisvelvoitteet: lakisääteinen velvoite siltä osin kuin velvoite koskee GOS:ia, sekä muilta osin soveltuva sopimus- tai oikeutettu etu -peruste.
- Palveluiden markkinointi, yhteydenpito ja tapahtumaviestintä: soveltuvin osin oikeutettu etu tai suostumus. Sähköisessä suoramarkkinoinnissa noudatetaan lisäksi sitä koskevia erityisiä suostumus- ja kielto-oikeussäännöksiä.
- Verkkosivuston tekninen ylläpito, tietoturva sekä analytiikka ja evästeet: käsittelyn tarkoituksesta riippuen oikeutettu etu tai suostumus silloin, kun laki sitä edellyttää.
Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen esimerkiksi siltä osin kuin kirjanpito- ja verolainsäädäntö, soveltuva rahanpesun estämistä koskeva sääntely sekä lakisääteiset raportointivelvoitteet edellyttävät henkilötietojen käsittelyä.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.
Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:
a) Nimi, asiakasnumero, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
b) Palvelujen osto- ja käyttötiedot maksutietoineen
c) Rekisteröidyn itsensä tuottamat tiedot kuten palautteet ja asiakkuuteen liittyvät toiveet
d) Muita asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaaseen yhdistettävissä oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, käyttäjän IP-osoite, käynnin kellonaika, käytetty selaintyyppi, verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle
e) Yritysasiakkaiden ja toimeksiantojen yhteydessä tarvittavat tiedot esimerkiksi henkilöiden asemasta yrityksessä, omistuksesta, edunsaaja-asemasta, sopimussuhteista, toimeksiantojen toteuttamisesta ja mahdollisista takauksista tai muista sitoumuksista
f) Lakisääteisen tunnistamis- ja tuntemisvelvollisuuden edellyttämät henkilöllisyys- ja tunnistamistiedot silloin, kun niitä on käsiteltävä soveltuvan lainsäädännön perusteella.
Henkilötietojen antamisen välttämättömyys
Osa henkilötiedoista on tarpeen sopimuksen tekemiseksi tai toimeksiannon toteuttamiseksi, ja joidenkin tietojen käsittelyä edellyttää laki, esimerkiksi soveltuva asiakkaan tunnistamisvelvollisuus. Jos tarvittavia tietoja ei toimiteta, GOS ei välttämättä voi solmia sopimusta, toteuttaa toimeksiantoa tai tarjota kyseistä palvelua.
Henkilötietojen lähteet
Henkilötietoja saadaan rekisteröidyiltä itseltään, asiakas- ja yhteistyökumppaniyrityksiltä ja niiden edustajilta sekä toimeksiantojen toteuttamisen yhteydessä muilta asianosaisilta. Tietoja voidaan myös kerätä julkisista yritys- ja muista rekistereistä sekä julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja tarpeen mukaan toimeksiannon osapuolilta, rahoittajilta tai muilta yhteistyötahoilta. Näitä lähteitä käytetään vain siltä osin kuin tiedot ovat tarpeellisia ja niiden käsittelylle on asianmukainen peruste.
Jos henkilötietoja ei saada suoraan rekisteröidyltä, informointivelvollisuus arvioidaan GDPR:n 14 artiklan mukaisesti, mukaan lukien mahdolliset laissa säädetyt poikkeukset.
Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset
Henkilötietoja voivat käsitellä GOS:n lukuun sen käyttämät IT-, pilvipalvelu-, asiakkuudenhallinta-, viestintä- ja muut palveluntarjoajat soveltuvien sopimusten ja ohjeiden mukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisille viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi sekä toimeksiantojen toteuttamiseksi tarpeellisille osapuolille, kuten neuvonantajille, rahoittajille ja muille toimeksiannon osapuolille, kun luovutukselle on asianmukainen peruste.
Tietojen vastaanottajat määräytyvät käsittelyn tarkoituksen ja asianomaisen toimeksiannon perusteella. Ulkopuolisille palveluntarjoajille annetaan pääsy tietoihin vain tarpeellisessa laajuudessa.
Henkilötietojen kansainväliset siirrot
Henkilötietoja voidaan käsitellä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolella, jos GOS:n käyttämä palveluntarjoaja tai sen alihankkija käsittelee tietoja tällaisessa maassa tai saa niihin pääsyn sieltä. Mikäli henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, siirtojen lainmukaisuus varmistetaan GDPR:n V luvun mukaisilla perusteilla, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöksellä tai soveltuvilla suojatoimilla. Siirtoperusteista saa lisätietoja tietosuoja-asioiden yhteyshenkilöltä.
Henkilötietojen suojaus
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.
Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Tietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja asiakkuussuhteen keston ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen käsittelyn tarkoituksen tai soveltuvan lainsäädännön perusteella. Säilytysajan päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti.
Säilytysajat määräytyvät tietoryhmittäin: esimerkiksi asiakassuhteen yhteydenpito ja toimeksiantoa koskevat tiedot säilytetään tarpeellisen ajan, kun taas kirjanpito-, vero-, sopimus- sekä soveltuvat rahanpesun estämiseen liittyvät tiedot voivat edellyttää pidempää lakisääteistä säilytystä. Tietoja voidaan säilyttää myös tarpeellisen ajan oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua pitempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi.
Automatisoitu päätöksenteko
GOS Group Oyj ei tee GDPR:n 22 artiklassa tarkoitettuja yksinomaan automatisoituun henkilötietojen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi rekisteröityyn kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai häneen vastaavalla tavalla merkittävästi vaikuttavia seurauksia. GOS ei käytä henkilötietoja tällaiseen päätöksentekoon liittyvään profilointiin.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin:
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.
Oikeus tietojen oikaisemiseen:
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen:
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos
a) Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty
b) Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
c) Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Poistamisoikeuteen voi liittyä myös muita GDPR:n mukaisia tilanteita ja rajoituksia. Tietoja ei poisteta, jos niiden säilyttämiselle on edelleen soveltuva lakisääteinen velvoite tai muu GDPR:n mukainen peruste.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen:
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos
a) Rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
b) Käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
c) Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus käsittelyn vastustamiseen:
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointiin, mukaan lukien siihen liittyvä profilointi. Kun rekisteröity vastustaa suoramarkkinointia, hänen henkilötietojaan ei enää käsitellä tätä tarkoitusta varten. Vastustamispyynnön voi lähettää osoitteeseen tietosuoja@gos.fi.
Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Tämä oikeus koskee GDPR:n mukaisin edellytyksin automaattista käsittelyä, joka perustuu suostumukseen tai rekisteröidyn kanssa tehtyyn sopimukseen.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.
Lisätietoja: https://tietosuoja.fi
Tietosuojaselosteen päivitys
Selostetta päivitetään tarvittaessa käsittelytoimien tai lainsäädännön muuttuessa.